电子档案管理规定
电子档案管理相关规定:根据新修订的档案法,满足“来源可靠、程序规范、要素合规”的电子档案即可获得档案的法定身份,获得“与传统载体档案具有同等效力,可以以电子形式作为凭证使用”的法律地位。可以预计,随着新档案法的贯彻实施,这三个方面的要求也将成为我国未来一段时间电子档案管理制度规范的核心主题。
本标准规定了在公务活动中,具有长期保存价值的电子文件的收集、积累、归档及电子档案管理的一般方法。
本标准适用于国家机关、社会团体、企事业单位等办公自动化过程中产生的电子文件及电子档案的管理。其他种类的电子文件的管理可参照本标准。
总 则
相关部门
1.1 对电子文件的形成、积累、鉴定、归档及电子档案的保管实行全过程管理,应当由主管部门统一协调,指定专门机构或人员负责,保证管理工作的连续性。
1.2 电子文件形成部门负责电子文件的积累、保管和整理工作,档案部门要进行指导与监督。
1.3 电子文件的管理由档案部门负责,电子文件形成部门要提供协助和支持。
归档方法
1.4 应明确规定归档时间、归档范围、技术环境、相关软件、版本、数据类型、格式、被操作数据、检测数据等,以保证电子档案的质量。
1.5 为保证电子档案的可利用性,从电子文件形成就应有严格的管理制度和技术措施,确保其信息的真实性、安全性和完整性。
1.6 归档电子文件同时存在相应的纸质或其他载体形式的文件时,则应在内容、相关说明及描述上保持一致。
1.7 具有保存价值的电子文件,必须适时生成纸质文件等硬拷贝。进行归档时,必须将电子文件与相应的纸质文件等硬拷贝一并归档。
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