祕書辦事的技巧有哪些

1、洗耳恭聽：祕書是辦事的，聽懂事情是辦好事的前提。在聽的過程中祕書要注意不要隨便打斷別人，不要漫不經心，不要強加於人。這些都是祕書與同事相處時候必須掌握的。作為祕書，經常接觸領導，如何傾聽領導的談話，接受指示，領會意圖，也是非常重要的。

所以祕書要學會注意聽，拼命記，聽不明白一定要及時請示，以免執行中出現偏差。平時多注意事情的來龍去脈，避免聽不明白。此外，祕書還要儘可能站在領導的角度去想問題，這樣才能深切領會他們的意圖。

2、處處留心：越是煩雜的工作就越需要細心。祕書在平時的工作生活中如果不能做到處處留心，辦事能力肯定不會提高。

3、一目十行：有的祕書在工作中需要看大量的檔案，一目十行的技巧對於他們來說是必需的。有經驗的祕書面對大量文稿時不會認為這是壞事，檔案多，接受的資訊也就多。看大量檔案時候的技巧主要是抓住頭尾，先看提要，記住要點，注意但是等轉折詞等。一目十行的能力需要逐步培養，不可操之過急。

4、百問不煩：祕書人員為了工作要經常與人打交道，要弄明白一些事情就難免要向人提問。問得不好，一句話就可能把局面弄緊張問得不妙，幾句話就可能讓對方厭煩。所以在這個過程中也是要掌握一些技巧的：

瞭解談話物件的身份、年齡、經歷、文化程度、脾氣性格等。

不同的人區別對待。

向對方交代自己的身份、來意，特別說明為什麼找對方，儘快建立融洽關係。

問題要問得簡單明確而具體，對方能夠回答。

給對方留下思考的時間，不要緊追不捨，引起對方的反感。

關鍵地方請對方講清楚，不可爭辯，更不可說教。

要認真傾聽，不要輕易打斷對方。

要邊聽邊想，發現有價值的問題繼續深挖下去。

儘量縮短時間。

注意給對方保密，尤其在取得對方的信任後就更需要如此。

5、不可輕信：要注意分析自己的談話物件。在沒有弄清楚情況的前提下，不妨把談話物件所說的東西簡單記錄下來，以便分析。