祕書辦事的技巧有哪些
1、洗耳恭聽:祕書是辦事的,聽懂事情是辦好事的前提。在聽的過程中祕書要注意不要隨便打斷別人,不要漫不經心,不要強加於人。這些都是祕書與同事相處時候必須掌握的。作爲祕書,經常接觸領導,如何傾聽領導的談話,接受指示,領會意圖,也是非常重要的。
所以祕書要學會注意聽,拼命記,聽不明白一定要及時請示,以免執行中出現偏差。平時多注意事情的來龍去脈,避免聽不明白。此外,祕書還要儘可能站在領導的角度去想問題,這樣才能深切領會他們的意圖。
2、處處留心:越是煩雜的工作就越需要細心。祕書在平時的工作生活中如果不能做到處處留心,辦事能力肯定不會提高。
3、一目十行:有的祕書在工作中需要看大量的文件,一目十行的技巧對於他們來說是必需的。有經驗的祕書面對大量文稿時不會認爲這是壞事,文件多,接受的信息也就多。看大量文件時候的技巧主要是抓住頭尾,先看提要,記住要點,注意但是等轉折詞等。一目十行的能力需要逐步培養,不可操之過急。
4、百問不煩:祕書人員爲了工作要經常與人打交道,要弄明白一些事情就難免要向人提問。問得不好,一句話就可能把局面弄緊張問得不妙,幾句話就可能讓對方厭煩。所以在這個過程中也是要掌握一些技巧的:
瞭解談話對象的身份、年齡、經歷、文化程度、脾氣性格等。
不同的人區別對待。
向對方交代自己的身份、來意,特別說明爲什麼找對方,儘快建立融洽關係。
問題要問得簡單明確而具體,對方能夠回答。
給對方留下思考的時間,不要緊追不捨,引起對方的反感。
關鍵地方請對方講清楚,不可爭辯,更不可說教。
要認真傾聽,不要輕易打斷對方。
要邊聽邊想,發現有價值的問題繼續深挖下去。
儘量縮短時間。
注意給對方保密,尤其在取得對方的信任後就更需要如此。
5、不可輕信:要注意分析自己的談話對象。在沒有弄清楚情況的前提下,不妨把談話對象所說的東西簡單記錄下來,以便分析。
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