電子版檔案的製作方法

一、制定錄入的規範

當我們開始使用電子檔案系統時，首先要做的應該是讓相關的員工熟悉如何使用電子檔案，並制定一套統一的錄入規範，這樣才能保障後續的檔案和資料是清晰和有條理的。

並且，市面上不少軟體能夠提供員工自助服務的渠道，也就是說，只要管理者製作好填寫的電子表格，員工即可通過線上填單，自行輸入和生成電子檔案，極大地降低了人力資源管理者的工作量，同時讓今後的檔案製作變得更智慧化。

二、資料收集和錄入

接下來，我們要針對已有的紙質檔案，將他們一一轉換成電子檔案。根據需要，我們可以對紙質檔案進行重新的分類和編排，然後有序地進行掃描，或手工錄入電腦，最終形成電子版的檔案資料。

三、歸類存檔和整理

檔案資料分門別類地完成錄入後，電子檔案的製作已經算是完成了。因為相比紙質檔案，電子檔案的分類和查詢都十分方便，只要規範電子檔案的整理方式，今後就能夠有序的呼叫和查詢資料。當然，針對原有的紙質檔案，對於企業來說仍是重要的機密，我們也要妥善地保管和存放，不能因為有了電子檔案，就隨便地丟棄紙質檔案。

四、資料備份和共享

為了避免電子資料丟失，管理者也需要及時地進行資料備份，同時，這也追溯到我們選擇電子檔案系統時，一定要挑選有安全保障的供應商，畢竟電子檔案對於企業來說是十分重要的機密資料，不少優質的電子檔案系統，都是實時備份資料，無需擔心資料丟失的。

再者就是關於資料的共享，我們應該嚴謹地制定員工訪問許可權，合理地安排人力資源專員進行電子檔案的維護和整理，這樣才能確保企業電子檔案系統的有序運作。